Деньги на счёте есть, а платить нечем: что показывает ОДДС

Сколько денег пришло в компанию, сколько ушло и когда это произошло — на эти вопросы отвечает отчёт движения денежных средств. Но прибыль он не показывает. Чтобы пользоваться ОДДС, важно понимать, какую информацию в нём искать.

Что показывает отчёт

В ОДДС, или Cash Flow, записываем каждое поступление и списание. Например, пациент внёс аванс за лечение. Деньги уже на счёте клиники, поэтому в ОДДС они попадут сегодня. Когда клиника окажет услуги и какую прибыль получит, смотрим в отчёте о прибылях и убытках (ОПИУ). Часть данных из ОДДС пригодится при его составлении.

В Standfin работа начинается со списка статей. Затем в журнале транзакций указываем сумму, счёт, статью и, если есть данные, филиал или направление. Остатки по кассам, сейфам и банковским счетам видны в одном разделе — «Кошелёк». По данным ОДДС можно следить, сколько клиника уже потратила по каждой статье и сколько осталось до лимита.

Пять правил ведения ОДДС

• Группируем статьи
  каждая операция относится к своей статье;
• Разделяем потоки
  операционная, инвестиционная, финансовая деятельность;
• Собираем кошельки
  все кошельки в одном месте;
• Отделяем личное
  личные и рабочие деньги не смешиваем;
• Сверяем остатки
  деньги в отчёте и в кошельке сходятся.

Три вида денежных потоков

Денежные потоки разделяют на операционную, инвестиционную и финансовую деятельность.

Операционная деятельность охватывает поступления и выплаты, связанные с повседневной работой компании.

Инвестиционная деятельность — покупка и продажа оборудования, помещений и других активов, которыми клиника будет пользоваться больше года. Сюда же относится капитальный ремонт.

Финансовая деятельность — получение кредитов и займов, вклады собственников, погашение тела кредита и выплаты дивидендов.

Зачем анализировать ОДДС

По ОДДС можно проверить, укладывается ли клиника в бюджет, какие расходы растут и хватает ли поступлений на текущие выплаты.

Начните с расходов, по которым в этом месяце задан лимит. Если статья уже близка к нему, посмотрите, какие платежи ещё предстоят. Так можно пересмотреть ближайшие траты до того, как деньги уйдут со счёта.

Если расходы по статье растут несколько месяцев подряд, откройте список операций и проверьте, из чего сложился рост.

Сопоставляйте поступления и выбытия по компании в целом и отдельно по каждому виду деятельности.

Два способа посмотреть на отчёт

Вертикальный анализ показывает структуру денежных потоков за один период. Горизонтальный помогает сравнивать одни и те же статьи за разные периоды и видеть, как они меняются.

Что говорит сальдо по видам деятельности

Сальдо — это поступления минус выплаты за период. Считаем его отдельно по каждому виду деятельности.

Положительное операционное сальдо означает, что поступления от текущей работы покрыли выплаты по ней. Если сальдо ушло в минус, проверьте, какие платежи пришлись на этот период и когда ожидаются поступления.

Отрицательное инвестиционное сальдо означает, что выплаты по инвестиционной деятельности превысили поступления по ней.

При положительном финансовом сальдо компания привлекла больше денег, чем выплатила по этому потоку. Чтобы понять причину, проверьте источники поступлений и назначение платежей.

Сопоставлять факт с планом

Раз в месяц запланируйте поступления и задайте лимиты по основным статьям списаний. Сравнивайте план с фактом в течение месяца, чтобы вовремя заметить перерасход.

Двенадцать заявок в очереди

Когда согласуете платежи с телефона, каждая заявка по отдельности может выглядеть разумно. В очереди 12 заявок, среди них 47 тысяч на рекламу, 30 на расходники и 15 на ремонт кресла. Нажимаете «Согласовать» несколько раз подряд, а сколько уже ушло по каждой статье, помните примерно. К 25-му числу выясняется, что на маркетинг потратили в полтора раза больше плана.

Попробуйте сами: ниже восемь заявок из такой очереди. Решайте по каждой, как решали бы в телефоне, — а в конце месяца посмотрим, что получилось.

Сверка с лимитами прямо при согласовании платежа

Теперь в карточке заявки в Standfin можно свериться с лимитами до согласования. В блоке видно:

• вписывается ли заявка в лимит;
• сколько осталось по статье без учёта заявки;
• какую долю лимита займёт платёж.

• Небольшие платежи
  если несколько мелких заявок исчерпают бюджет статьи, это видно до согласования;
• Платежи за прошлые месяцы
  по заявке на постоплату за сентябрьскую рекламу видно, в лимит какого месяца попадёт платёж. Если нужно, можно выбрать другую дату оплаты;
• Решения при согласовании
  согласующий видит остаток и долю заявки в лимите. При разборе расходов можно объяснить, на какие цифры он опирался;
• Делегирование
  сотрудник видит в карточке те же данные по лимиту, что и собственник, и может сверить их без отдельного запроса к финдиректору.

Сверка в заявке помогает заметить возможный перерасход до оплаты, пока ещё можно скорректировать план платежей.

Как организовать ежедневную работу

Назначьте одного ответственного за отчёт. Данные за предыдущий день нужно внести до 10 утра следующего дня. Как минимум дважды в неделю сверяйте остатки по всем счетам и кассам с отчётом.

Операции с наличными вносит тот, кто принял или выдал деньги. Например, администратор отмечает операции по кассе, а бухгалтер — по сейфу. В Standfin их можно записать с телефона через Telegram-бота. Если остаток расходится, разберите операции с момента последней сверки, пока ещё легко найти пропущенное списание или поступление.

Напоследок

ОДДС показывает, как движутся деньги компании: сколько пришло, сколько ушло и когда. Для контроля нужно учитывать каждую операцию, разделять потоки по видам деятельности и сверять остатки. Затем — анализировать отчёт: сравнивать траты с бюджетом, отслеживать их рост и смотреть, как соотносятся поступления и выбытия.

В Standfin регулярно выходят обновления для управленческого учёта. Будем рассказывать о них в следующих материалах и показывать, как применять новые функции в работе. Следите за публикациями.

Об авторе

Павел Глизница

Управляющий партнёр сети стоматологических клиник «Артдент» и «Центр лазерной стоматологии», создатель Standfin — платформы по прайсу и финансовой аналитике для клиник.

Standfin

В Standfin ОДДС собирается из журнала транзакций: статьи, счета, филиалы и направления — в одном месте, остатки по кассам и счетам в разделе «Кошелёк», а в карточке заявки видно, вписывается ли платёж в лимит по статье. Поможем настроить учёт в вашей клинике. Обо всех условиях расскажем на бесплатной консультации.

Посмотреть Standfin →