Склад в стоматологии: как перестать платить за материалы дважды

По программе композит на складе есть. Ассистент говорит, что нет. Старшая медсестра делает заказ, а через неделю две упаковки находятся в шкафу третьего кабинета. В итоге за один и тот же материал клиника заплатила дважды.

Звучит как шутка, но примерно так выглядит склад в большинстве клиник, которые к нам приходят. Программ для учёта хватает: есть СБИС, есть 1С, склад есть почти в каждой МИС. А собрать по ним достоверные цифры физически тяжело, и непонятно, что с ними потом делать.

Обычно склад анализируют в штуках: сколько имплантов списалось, сколько осталось, что пора заказать. Я предлагаю смотреть на него по-другому, через прибыль. Учёт материалов нужен не для того, чтобы знать остатки, а для того, чтобы видеть, где клиника теряет деньги. Дальше расскажу, как мы выстроили работу со складом у себя и в клиниках, с которыми работаем в Standfin.

Почему именно материалы

Когда меня просят помочь с рентабельностью клиники, я всегда начинаю с одного: статей расходов, которые вообще можно оптимизировать, у стоматологии совсем немного. Если разложить расходы на крупные блоки, картина примерно такая:

Зуботехническую лабораторию мы у себя считаем в расходниках. То, что остаётся после всех блоков, и есть чистая прибыль.

Получается, что материалы — вторая по величине статья после ФОТ. Про ФОТ и фиксу для докторов я уже много рассказывал (половина моих рилсов про это), а вот складом многие занимаются по остаточному принципу. Хотя каждый процент, который удалось вернуть на материалах, идёт прямо в чистую прибыль.

Сначала прайс, потом склад

За последний год мы много говорили про прайс, и не случайно. Прайс задаёт плановую маржинальную прибыль: цена услуги, сколько уходит доктору, сколько на материалы и сколько остаётся клинике. Если в прайсе считали неправильно, никакой учёт материалов и никакая мотивация сотрудников это уже не исправят.

Причём математика тут самая простая. Весь финансовый учёт сводится к сложению, вычитанию и делению одного на другое, чтобы получить процент. Никакой высшей математики, что бы ни говорили про «сложные финансы».

Расход материалов в прайсе закладывается через технологические карты. На лечение кариеса уйдёт столько-то пар перчаток врачу и ассистенту, столько-то граммов материала, слюноотсос и так далее. Важно понимать, что техкарта — это план.

Разберём на примере перчаток. Допустим, за месяц клиника оказала такие услуги:

По плану должно было уйти 400 пар. А сколько ушло на самом деле, покажет только склад. Если там 520 — вот вам и перерасход 30%, который автосписание никогда бы не показало.

Поэтому прайс и склад связаны между собой: в прайсе плановые значения, на складе фактические. Все любят говорить про системный бизнес, а система как раз в том, что одни цифры плавно перетекают в другие (и всё там переплетено, как у Оксимирона).